Algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden
DATA PROTECTIE BELEID STICHTING INTERNATIONAL AWARD FOR YOUNG PEOPLE, THE NETHERLANDS.
Award Nederland hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar deelnemers, vrijwilligers en andere relaties. Award Nederland houdt zich in alle gevallen aan de eisen die de Wet bescherming persoonsgegevens stelt. In dit data-protectie beleid staat beschreven hoe wij persoonsgegevens en gegevensbestanden registreren, verwerken en bewaren.
Algemene introductie en kaders
Vereisten verwerking persoonsgegevens voor stichtingen
De Wet bescherming persoonsgegevens stelt eisen aan organisaties die gegevensbestanden beheren, zoals een deelnemersadministratie en vrijwilligersadministratie. Deze eisen zijn;
Toestemming van de deelnemers en vrijwilligers voor het verwerken van de gegevens;
Juist en nauwkeurig bijhouden van de gegevens;
Beveiligen van de gegevens;
Op verzoek inzage verlenen in de eigen opgeslagen gegevens;
Uitsluitend gebruik van de gegevens voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.
Conform de Wet bescherming persoonsgegevens is het Award Nederland toegestaan persoonsgegevens te verwerken; categorie Bijzondere vereisten, vrijgestelde categorieën van verwerkingen (paragraaf 1): stichtingen, stichtingen en publiekrechtelijke beroepsorganisaties.
1.2 Systemen
Award Nederland verwerkt persoonsgegevens in de volgende systemen. De systemen worden gehost op internetservers van Award Nederland en door de International Award Foundation in Londen.
ORB: deelnemers melden zich aan bij dit online platform en registreren daar hun data en vorderingen in het Awardprogramma. Dit is een tool ontwikkeld door de Foundation in Londen en wordt door alle lagen van de organisatie gebruikt. Voor details verwijzen we naar de beschrijving hiervan.
Award.nl is onze website en het informatie- en nieuwsportaal van de stichting. De informatie is openbaar toegankelijk.
Op Award.nl geven deelnemers zich op voor deelnamen aan de Award. In de laatste stap vindt betaling voor deelname plaats via iDeal, en zo verzamelen we data.
Het virtueel kantoor (Office365) van Award Nederland is speciaal bedoeld voor bestuursleden en vrijwilligers van het kernteam Award NL. Hierin staan een aantal documenten, onder andere ook persoonsgegevens van vrijwilligers en partners.
Award.nl emailadressen zijn beschikbaar voor Award bestuursleden, landelijk vrijwilligers en de directeur.
Voor onderzoeksdoeleinden en evaluatie van projecten en activiteiten kan Award Nederland gebruik maken van Survey Monkey. Ruwe onderzoeksdata worden daarin opgeslagen. Evaluatierapporten worden gearchiveerd in het virtuele kantoor. Deelnemers aan onderzoeken hebben de mogelijkheid dit geanonimiseerd te doen.
Bij landelijke activiteiten als trainingen, studiedagen of uitreikingen hebben de teams die hiervoor aan het werk zijn, de mogelijkheid data te raadplegen.
We verwerken persoonsgegevens in de debiteuren- en crediteurenadministratie van de stichting; dit betreft: deelnemers, deelnemende scholen en organisaties en individuele vrijwilligers.
1.3 Privacy beleid
Award Nederland verwerkt persoonsgegevens en wil daarover duidelijk en transparant communiceren. In het privacy beleid wordt antwoord gegeven op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Award Nederland. Het privacy beleid is te vinden op de website.
Wij houden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid. Het verdient aanbeveling om dit privacy beleid regelmatig te raadplegen, zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent en blijft.
Registratie en zichtbaarheid persoonsgegevens
2.1 Gegevens in het virtuele kantoor/Office365
De volgende persoonsgegevens van vrijwilligers en andere partners worden door Award Nederland geregistreerd in ons virtuele kantoor.
Basisgegevens: voornaam, achternaam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, mobiel nummer, e-mailadres, geslacht, geboortedatum, functies, beëindigen functie, VOG (alleen vrijwilligers van Award Nederland), Award.nl e-mail (alleen vrijwilligers kernteam Award Nederland).
2.2 Gegevens in het Online Record Book
Het ORB is een digitale tool waarin deelnemers hun activiteiten vastleggen, de voortgang kunnen melden en waarin begeleiders en Award begeleiders feedback en akkoord kunnen geven. Voor meer informatie verwijzen we naar de beschrijving van het ORB.
Award begeleiders vullen in:
Voornaam, achternaam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, mobiel nummer, e-mailadres, geslacht, geboortedatum, functie, school of organisatie waar ze werken.
Deelnemers vullen in:
Voornaam, achternaam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, mobiel nummer, e-mailadres, geslacht, geboortedatum, functie, school of organisatie waar ze deelnemen.
Naam van ouder 1, telefoonnummer ouder 1, e-mailadres ouder 1.
2.3 Gegevens voor inschrijving
Deelnemers melden zich via ons aanmeldformulier aan, om deel te kunnen nemen aan het Award programma. Via een mollie betaling betalen ze de deelnemersbijdrage.
De volgende informatie wordt gevraagd:
Award niveau en Award unit
Voor- en achternaam
Adres
Postcode en plaats
Land
Telefoonnummer
E-mailadres
Geboortedatum
2.4 Gegevens op papier
Hoewel we veel documenten op dit moment digitaliseren bestaat er ook nog een papieren archief van VOG’s, vrijwilligerscontracten en samenwerkingsovereenkomsten. In al deze documenten is sprake van informatie en persoonsgegevens. De documenten zijn opgeslagen in het kantoor.
2.5 Bijzondere gegevens
Bijzondere gegevens, o.a. medicijngebruik, mogen alleen geregistreerd worden als hiervoor een noodzaak bestaat. Alleen als het noodzakelijk is, bijvoorbeeld als een Award begeleider van Award Nederland met een groep op Expeditie gaat, verzamelt de Award begeleider die informatie. Deze medische gegevens mogen niet langer geregistreerd worden dan waarvoor de gegevens zijn verstrekt.
Personen die permissie hebben persoonsgegevens (zowel algemeen als bijzondere gegevens) te registreren en raadplegen, zijn verplicht tot geheimhouding (Vrijwilligersovereenkomst, punt 8) tenzij er een wettelijke of redelijke noodzaak toe bestaat gegevens te verstrekken.
Bijzondere gegevens mogen alleen voor een vooraf bepaalde en kenbaar gemaakte periode worden geregistreerd en moeten na deze periode worden verwijderd.
2.6 Controle
Systeem- en gegevensbeheer
De gegevens en applicaties die gebruikt worden binnen Award Nederland zijn aan onderhoud onderhevig.
De coördinator ICT beheert namens Award Nederland diverse systemen, zowel hardware- als softwarematig.
Het ORB-team beheert het ORB in nauwe samenwerking met het IT-team van de Foundation.
De website wordt door een werkgroep beheert, het virtueel kantoor/Office 365 door de ICT-coördinator.
Doordat de vrijwilligers van het kernteam van Award Nederland toegang hebben tot het virtueel kantoor/Office365, hebben ze direct of indirect ook toegang tot de gegevens van deelnemers en andere vrijwilligers. Deze toegang wordt zoveel mogelijk beperkt en alleen aan die mensen verstrekt die daadwerkelijk toegang tot deze data nodig hebben. Zij zijn conform het huishoudelijk reglement verplicht tot het overleggen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) en het ondertekenen van een integriteits- en geheimhoudingsverklaring. Deze documenten worden beheerd door de HR medewerker. Deze overeenkomst waarborgt op juridische wijze de privacy van deelnemers en vrijwilligers.
Het toekennen van permissies binnen de ontwikkelde applicaties is opgenomen in het permissiemodel. Veelal zijn de persmissies gekoppeld aan de functie die een persoon vervult binnen Award Nederland. Bij verandering van een functie, worden ook de permissies meegenomen. Binnen de applicaties is het gebruikelijk dat het toekennen van rechten gebeurt op het bovenliggende niveau en dus nooit door de gebruiker zelf kan gebeuren (toe-eigenen van rechten).
Verstrekken, uitwisselen en gebruik van persoonsgegevens
Naast strenge privacywetgeving gelden onderstaande afspraken rondom het verstrekken van gegevens.
3.1 Algemene afspraken
Deelnemers
Met een persoonlijk account in het ORB kan een deelnemer zelf zijn gegevens inzien, bewerken en aanvullen. Via het ORB kunnen zij met hun Award begeleider en andere begeleiders communiceren. Tot de webshop of virtueel kantoor hebben zij geen toegang.
Award begeleiders
Een Award begeleider kan gegevens van deelnemers en collega-Award begeleiders van de eigen Award unit inzien. Een coördinator kan een nieuwe deelnemer of Award begeleider toelaten in het ORB en via het ORB-contact hebben (bv feedback of opmerkingen). Award begeleiders van Award Nederland hebben toegang tot specifieke mappen van het virtueel kantoor. Overige Award begeleiders niet.
Vrijwilligers en directeur van Award Nederland
De penningmeester beheert de contributie- en debiteurenadministraties van alle deelnemers en vrijwilligers. Hierin is samenwerking (administratie) met de secretaris van het bestuur en met directeur.
De secretaris van Award Nederland, de directeur van Award Nederland en de ICT-coördinator van Award Nederland mogen mutaties in het ORB uitvoeren voor alle deelnemers en vrijwilligers voor zover deze vrijwilligers toegang tot het ORB hebben (zowel Award begeleiders als vrijwilligers van Award Nederland).
De ICT-coördinator van Award Nederland kan in overleg met secretaris en directeur en passend bij het permissiemodel, rechten voor het virtueel kantoor aanpassen.
3.2 Voorwaarden gebruik van persoonsgegevens
Het gebruik van gegevens dient aan de volgende voorwaarden te voldoen:
Er moet een duidelijk doel worden gesteld waartoe de gegevens gebruikt gaan worden, waarbij duidelijk wordt wie voor welke periode toegang heeft tot welke gegevens;
Er mogen enkel relevante gegevens gebruikt worden. Met andere woorden, er mogen geen onnodige of bovenmatige gegevens verzameld of gebruikt worden;
Er is een permissiemodel opgesteld waarin wordt vastgelegd welke personen toegang krijgen tot welke gegevens. Tevens is er een gedegen beveiliging aangebracht op het gebruik van de gegevens;
De gegevens mogen niet aan derden worden verstrekt tenzij daar expliciet toestemming voor gegeven is door het lid of daartoe een wettelijke verplichting bestaat;
De gegevens mogen alleen voor een vastgestelde periode worden gebruikt en dienen daarna verwijderd te worden. Tussentijds moeten gegevens op het verzoek van het lid verwijderd kunnen worden. Langer gebruik dan de vooraf vastgestelde periode (bijvoorbeeld voor de duur van een evenement) kan alleen met expliciete toestemming van het lid;
Bijzondere gegevens, waaronder godsdienst, gezondheid of strafrechtelijke gegevens, mogen alleen verzameld worden indien daartoe een strikte noodzaak bestaat en met expliciete consensus van het lid. Deze gegevens dienen volledig te worden verwijderd na afloop van de gestelde periode;
Het gebruik van de gegevens gebeurt conform het privacy beleid en de Wet bescherming persoonsgegevens.
3.3 Informatie delen met teams voor specifieke activiteiten
Verstrekken van persoonsgegevens, adresgegevens en e-mailadressen van deelnemers en vrijwilligers aan een specifiek team van Award Nederland is toegestaan mits er relevantie is voor de ontvangers/ potentiële deelnemers van de activiteit.
Het versturen van een mailing per post is mogelijk naar geselecteerde doelgroepen in overleg met de directeur of bestuurslid Communicatie van Award Nederland. .
Het versturen van een mailing per e-mail is toegestaan, in afstemming met de directeur of bestuurslid Communicatie van Award Nederland. Bij voorkeur wordt de informatie gebundeld en digitaal aangeboden via de directeur of bestuurslid Communicatie van Award Nederland. Zo mogelijk wordt dit gekoppeld aan nieuwsbericht op de website www.award.nl, opname in de evenementenagenda van Award Nederland en via de social mediakanalen van Award Nederland.
De landelijke organisatie kan en mag gegevens van deelnemers en vrijwilligers gebruiken, mits:
In de deelnemers- en medewerkersvoorwaarden staat beschreven dat de gegevens uitsluitend gebruikt worden voor Award-gerelateerde evenementen en activiteiten.
Er een optie is om uit te schrijven voor de mailing via een telefoonnummer en/of e-mailadres.
De gegevens die deelnemers of vrijwilligers aanleveren voor aanmelding van het evenement of de activiteit, mogen alleen gebruikt worden voor het evenement waarvoor is aangemeld.
3.4 Informatie delen met externe partijen
Verstrekken van persoonsgegevens, adresgegevens en e-mailadressen van deelnemers en vrijwilligers van Award Nederland aan een niet bij Award Nederland aangesloten of door Award Nederland gecontracteerde organisatie cq. Externe organisatie (zowel commercieel als non-profit) is in geen enkel geval toegestaan.
Award Nederland biedt externe organisaties de mogelijkheid te adverteren in diverse communicatie-uitingen. Verwijs hiervoor door naar: communicatie@award.nl. Voor non-profitorganisaties wordt door team communicatie Award Nederland per geval bekeken of er een podium geboden kan worden in een van de bestaande communicatie-uitingen.
Indien bij een regio of steunpunt het verzoek binnenkomt voor het verspreiden van informatie van een externe organisatie, via de regio of steunpunt, kan dit binnen de bestaande communicatiemiddelen van het steunpunt of de regio tot uitvoer worden gebracht. Per geval ter beoordeling van de regio of het steunpunt. Het verstrekken van gegevens is daarbij nooit toegestaan en verder gelden de afspraken genoemd onder de ad. die betrekking heeft op het organisatieonderdeel hieronder. Bij twijfel neem contact op met team communicatie Award Nederland.
Muteren van persoonsgegevens
De basis persoonsgegevens in ORB van een deelnemer alleen door een jongere zelf, de ICT-coördinator of secretaris (op elk niveau) gewijzigd kunnen worden.
Naast de gegevens die in het ORB opgeslagen staan, worden er ook gegevens tijdelijk opgeslagen in de backend van de website van Award Nederland. Deze gegevens kunnen aangepast worden door de coördinator ICT en door de Secretaris van het bestuur.
De secretaris, ICT-coördinator en de directeur kunnen alle persoonsgegevens van alle deelnemers en vrijwilligers aanpassen in zowel het ORB als website backend als in het virtueel kantoor/Office 365. Ze zullen dit alleen doen na toestemming van de deelnemer of vrijwilliger zelf.
Bewaren van persoonsgegevens
5.1 Systemen
Het ORB, het virtueel kantoor/Office 365 en de backend van de website zijn de systemen waarin alle data verzameld en opgeslagen worden van de deelnemers aan het Award programma. Er zijn in- en exportmogelijkheden voorzien, om bijvoorbeeld een lijst te maken van deelnemers van een Award units of van alle Gouden Award deelnemers.
Het is voor alle systemen expliciet niet de bedoeling lijsten te exporteren en deze voor langere tijd te bewaren, of door te geven aan mensen die normaliter geen toegang hebben tot die gegevens. Het is uitdrukkelijk verboden de geëxporteerde gegevens te vermenigvuldigen of kopiëren op elke mogelijke manier. De export is strikt persoonlijk en hier dient dan ook zorgvuldig mee omgegaan te worden.
Een export moet zo kort mogelijk bewaard worden. Degene die de export maakt is er persoonlijk verantwoordelijk voor om deze dusdanig te verwijderen dat deze niet meer te herstellen is door onbevoegden.
5.2 Bewaren van gegevens
Alle data die wij verzamelen blijven hierin staan zo lang de deelnemer deelneemt of de vrijwilliger actief is. Dit omvat zowel de persoonsgegevens als bijvoorbeeld inschrijvingen en bankgegevens.
Na beëindiging van deelname of vrijwilligerswerk worden de gegevens nog bewaard voor statistische doeleinden, het organiseren van een reünie en om te zorgen dat deze persoon bij her inschrijven binnen 2 jaar niet alle gegevens opnieuw hoeft in te voeren.
Berichten verzenden
6.1 Algemeen
Award Nederland kan en mag deelnemers en vrijwilligers de voor hun deelname aan activiteiten relevante informatie, ongevraagd toesturen. Dat kan zowel per mail, post als andere vormen van communicatie zijn. Voor al deze berichten geldt dat er een ‘mogelijkheid tot afmelden’ bestaat en deze mogelijkheid ook actief geboden wordt door de verzender.
Uitzonderingen: systeemberichten en berichten die essentieel zijn voor het lidmaatschap (bijvoorbeeld een contributiefactuur of een melding uit het ORB) hebben geen mogelijkheid tot afmelden.
6.2 Mailberichten/ doelgroepmail
Alle vormen van mail zijn doeltreffende middelen om doelgroepen binnen Award Nederland op een directe manier te bereiken. Om deelnemers en vrijwilligers van Award Nederland te beschermen tegen grote hoeveelheden zendingen vanuit verschillende projecten, activiteiten en organisatieonderdelen beslist de directeur (of indien actief de coördinator PR en Communicatie) welke doelgroepmail wanneer verstuurd mag worden. De doelgroepmail bevat altijd de volgende informatie: doelgroep waarin de ontvanger zich bevindt, de afzender (onderdeel van Award Nederland) en de optie ‘afmelden middels een mail’.
Berichten met minder dan 20 unieke ontvangers zijn géén doelgroepmail. Daarnaast zijn systeemberichten en functionele e-mails (berichtgeving die essentieel is voor deelname of activiteiten voor Award Nederland) uitgesloten van het groepsmailprotocol.
Online media Award Nederland
Onlinecommunicatie kan ook binnen Award Nederland niet meer ontbreken. Naast de vele voordelen van online media, zijn er ook aandachtspunten, waaronder wetgeving op het gebied van cookies. Daarnaast is er een disclaimer van toepassing op de onlinekanalen van Award Nederland. De statements en de disclaimer zijn hieronder opgenomen.
8.1 Cookiestatement
De website van Award Nederland gebruikt cookies om ervoor te zorgen dat de websites naar behoren werken, ook wel functionele cookies. Zo gebruiken wij cookies voor:
Het onthouden van informatie die je invult op de verschillende pagina’s, zodat je niet steeds al je gegevens opnieuw hoeft in te vullen
Het doorgeven van informatie van de ene pagina aan de volgende pagina, bijvoorbeeld als er een vragenlijst of online bestelling wordt ingevuld
Het opslaan van voorkeuren, zoals de taal, locatie, het gewenste aantal te tonen zoekresultaten, etc.
Het uitlezen van je browserinstellingen om onze website optimaal op je beeldscherm te kunnen weergeven
Het opsporen van misbruik van onze website en diensten, door bijvoorbeeld een aantal opeenvolgende mislukte inlogpogingen te registreren
Het gelijkmatig belasten van de website, waardoor de site bereikbaar blijft
Het mogelijk maken om te reageren op onze websites
Cookies voor statistiek
8.2 Analytics Award Nederland gebruikt daarnaast cookies voor statistiek, op basis van Google Analytics (_umtz, _utma, _utmb, _utmc):
Het bijhouden van het aantal bezoekers op onze webpagina’s
Het bijhouden van de tijdsduur die elke bezoeker doorbrengt op onze webpagina’s
Het bepalen van de volgorde waarin een bezoeker de verschillende pagina’s van onze website bezoekt
Het beoordelen welke delen van onze site aanpassing behoeven
Het optimaliseren van de website
Voor de cookies die de social media partijen plaatsen en de mogelijke data die zij hiermee verzamelen, verwijzen wij naar de verklaringen die deze partijen op hun eigen websites daarover geven. Let op dat deze verklaringen regelmatig kunnen wijzigen. Award Nederland heeft daar geen invloed op.
8.3 Overige cookies
Door de manier waarop internet en websites werken, kan het zijn dat wij niet altijd inzicht hebben in de cookies die via onze website door derde partijen worden geplaatst. Dit is met name het geval als onze webpagina’s zogenaamde embedded elementen bevatten; dit zijn teksten, documenten, plaatjes of filmpjes die bij een andere partij opgeslagen zijn, maar die op, in of via onze website getoond worden.
Mocht je op deze website cookies tegenkomen die in deze categorie vallen en die we hierboven dus niet genoemd hebben, laat het ons dan weten. Of neem rechtstreeks contact op met de derde partij en vraag welke cookies ze plaatsten, wat de reden daarvoor is, wat de levensduur van de cookie is en op welke manier ze je privacy gewaarborgd hebben.
Wij zullen dit statement af en toe aan moeten passen, omdat bijvoorbeeld onze website of de regels rondom cookies wijzigen. We mogen de inhoud van de verklaring en de cookies die opgenomen staan in de lijsten altijd en zonder waarschuwing vooraf wijzigen. We raden je aan deze informatie regelmatig te raadplegen voor de laatste versie, om te beoordelen of je de toestemming wilt herzien.
8.4 Disclaimer Award.nl website en het ORB
De inhoud van www.award.nl is met de grootste zorg samengesteld. Hoewel Award Nederland tracht juiste, volledige en actuele informatie uit betrouwbaar geachte bronnen aan te bieden, verstrekt Award Nederland expliciet noch impliciet enige garantie dat de op of via deze internetsite aangeboden informatie juist, volledig of actueel is. Beslissingen op basis van deze informatie zijn voor jouw eigen rekening en risico. Award Nederland garandeert niet dat deze internetsite en het ORB foutloos of ononderbroken zal functioneren.
8.5 Informatie van derden, producten en diensten
Wanneer Award Nederland hyperlinks naar andere internetsites van derden aanbiedt, waaronder bijvoorbeeld Scouting of Outward Bound Nederland, sites van Award organisaties in andere landen of eventuele links naar individuele Award Nederlandgroepen, stichtingen en steunpunten, betekent dit niet dat Award Nederland de, op of, via deze internetsites aangeboden producten of diensten aanbeveelt of in staat voor de informatie. Het gebruik van dergelijke hyperlinks is volledig voor eigen risico. Award Nederland aanvaardt geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid met betrekking tot de inhoud, het gebruik of de beschikbaarheid van dergelijke internetsites. De waarheidsgetrouwheid, juistheid, redelijkheid, betrouwbaarheid en volledigheid van informatie op dergelijke internetsites, is door Award Nederland niet geverifieerd.
Gegevensbeheerders zijn zelf verantwoordelijk voor het registreren van juiste en actuele informatie. De waarheidsgetrouwheid, juistheid, redelijkheid, betrouwbaarheid en volledigheid van informatie is door Award Nederland niet geverifieerd. Award Nederland verstrekt deze gegevens in geen geval aan derden.
8.6 Links plaatsen
Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Award Nederland is het niet toegestaan links naar de site van Award Nederland aan te bieden.
8.7 Uitsluiting van aansprakelijkheid
Award Nederland aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid ten aanzien van directe, indirecte, bijzondere, incidentele, immateriële of gevolgschade, ongeacht of Award Nederland op de mogelijkheid van deze schade gewezen is, die op enigerlei wijze voortvloeit uit maar niet beperkt hoeft te zijn tot (i) defecten, virussen of overige onvolkomenheden aan apparatuur en andere software in verband met de toegang tot of het gebruik van deze internetsite, (ii) de informatie die op of via deze internetsite wordt aangeboden, (iii) het onderscheppen, wijzigen of oneigenlijk gebruik van informatie die aan Award Nederland of aan u wordt gezonden, (iv) de werking of het niet-beschikbaar zijn van deze internetsite, (v) misbruik van deze internetsite, (vi) verlies van gegevens, (vii) het downloaden of gebruiken van software die via deze internetsite beschikbaar wordt gesteld of (viii) aanspraken van derden in verband met gebruik van deze internetsite.
De uitsluiting van aansprakelijkheid strekt mede ten gunste van bestuurders en (vrijwillige) medewerkers van Award Nederland.
8.8 Toepasselijk recht
Op deze internetsite en de disclaimer is het Nederlands recht van toepassing.
8.9 Wijzigingen
Award Nederland behoudt zich het recht voor de op of via deze internetsite aangeboden informatie, met inbegrip van de tekst van deze disclaimer, te allen tijde te wijzigen zonder hiervan nadere aankondiging te doen. Het verdient aanbeveling periodiek na te gaan of de op of via deze internetsite aangeboden informatie, met inbegrip van de tekst van deze disclaimer, is gewijzigd.
8.10 Merkgebruik
Het gebruik van het Award Nederland merk, in woord of beeld is uitgesloten voor derden. Award units die een samenwerkingsovereenkomst (inclusief Brandingpack) hebben afgesloten met Award Nederland, ontvangen een specifiek logo.
8.11 Documenten, illustraties (Foto)materiaal en content
Alle content, documenten, beschikbaar gestelde illustraties, logo's, fotomateriaal en overige inhoud van deze website zijn ©Award Nederland en diverse illustratoren, fotografen of partners. Wilt u iets van dit (foto)materiaal, illustraties, logo's of teksten, downloads en overige media gebruiken, neem dan contact op met info@award.nl.
Misbruik van persoonlijke gegevens
10.1 Misbruik voorkomen
Wanneer persoonsgegevens gebruikt worden op een andere manier dan is toegestaan volgens wet en beleid, dan is er sprake van ongeoorloofd gebruik. Het ongeoorloofd gebruik kan onopzettelijk zijn, omdat men niet op de hoogte is van de regels. Er kan ook sprake zijn van opzet. In het kader van dit beleid verstaan we onder het begrip ‘misbruik’ zowel opzettelijk als onopzettelijk ongeoorloofd gebruik. Misbruik kan leiden tot schade aan personen of de organisatie.
10.2 Door controle
In onze deelnemers- en vrijwilligersadministratie kunnen personen slechts beperkt bij gegevens. Alleen in bepaalde functies kun je verder kijken dan jezelf of het team waarin je actief bent. De meeste brede toegang hebben de secretaris, ICT-coördinator en directeur.
10.3 Integriteits- en geheimhoudingsverklaringen
Personen die breed toegang hebben tot gegevens moeten bij het begin van hun taak een integriteits- en geheimhoudingsverklaring ondertekenen als onderdeel van hun Vrijwilligerscontract. De directeur heeft die clausule in het arbeidscontract staan. In die verklaring staat beschreven dat er zorgvuldig moet worden omgegaan met gegevens, waaronder persoonsgegevens.
10.4 Verklaring Omtrent Gedrag
Vrijwilligers en beroepskrachten moeten voordat zij bij Award Nederland actief worden een Verklaring omtrent Gedrag aanvragen. Bij de aanvraag wordt onder andere gecontroleerd op omgang met Informatie.
10.5 Registratielijst
Geen toegang tot gegevens kan gegeven worden aan personen die deze nadrukkelijk is ontzegd en daartoe op de registratielijst staan.
10.6 Misbruik melden
Wanneer iemand een vermoeden heeft dat er misbruik wordt gemaakt van persoonsgegevens binnen Award Nederland, dient dit gemeld te worden bij Award Nederland, zodat er waar nodig maatregelen getroffen kunnen worden. Zie voor contactgegevens en procedure hoofdstuk 11.
10.7 Maatregelen
Misbruik van gegevens zal – afhankelijk van de ernst - aanleiding geven tot een van de volgende maatregelen: waarschuwing, ontzeggen toegang tot gegevens, beëindigen functie of taak en eventueel zelfs einde lidmaatschap of dienstverband. Er zal daarnaast ook steeds worden onderzocht of dit misbruik voorkomen kan worden.
Vragen en klachten
Vragen over privacy en data-protectie bij Award Nederland kun per e-mail richten aan privacy@award.nl
Ook voor een klacht of melding kun je hier terecht. Van elke melding zullen we de nodige gegevens registreren. Daardoor kunnen we tijdens behandeling het nodige contact onderhouden met degene die contact met ons heeft opgenomen. Bij elke melding zullen we proberen te achterhalen:
Waar de gebruikte gegevens vandaan komen
Wat er met de gegevens is gebeurd
Wie er betrokken is
Of er schade is ontstaan en hoe die zoveel mogelijk te herstellen is
Of er stappen nodig zijn om herhaling te voorkomen.
Mocht het een klacht of vraag betreffen die je liever niet met de directeur communiceert dan zijn de contactgegevens van alle bestuursleden van Award Nederland op de website te vinden: https://www.award.nl