​Algemene introductie en kaders  

Vereisten verwerking persoonsgegevens voor stichtingen   

De Wet bescherming persoonsgegevens stelt eisen aan organisaties die gegevensbestanden beheren, zoals een deelnemersadministratie en vrijwilligersadministratie. Deze eisen zijn;   

Toestemming van de deelnemers en vrijwilligers voor het verwerken van de gegevens;  

Juist en nauwkeurig bijhouden van de gegevens;   

Beveiligen van de gegevens;   

Op verzoek inzage verlenen in de eigen opgeslagen gegevens;   

Uitsluitend gebruik van de gegevens voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.   

Conform de Wet bescherming persoonsgegevens is het Award Nederland toegestaan persoonsgegevens te verwerken; categorie Bijzondere vereisten, vrijgestelde categorieën van verwerkingen (paragraaf 1): stichtingen, stichtingen en publiekrechtelijke beroepsorganisaties.     

1.2 Systemen   

Award Nederland verwerkt persoonsgegevens in de volgende systemen. De systemen worden gehost op internetservers van Award Nederland en door de International Award Foundation in Londen.  

ORB: deelnemers melden zich aan bij dit online platform en registreren daar hun data en vorderingen in het Awardprogramma. Dit is een tool ontwikkeld door de Foundation in Londen en wordt door alle lagen van de organisatie gebruikt. Voor details verwijzen we naar de beschrijving hiervan.   

Award.nl is onze website en het informatie- en nieuwsportaal van de stichting. De informatie is openbaar toegankelijk.  

Op Award.nl geven deelnemers zich op voor deelnamen aan de Award. In de laatste stap vindt betaling voor deelname plaats via iDeal, en zo verzamelen we data.   

Het virtueel kantoor (Office365) van Award Nederland is speciaal bedoeld voor bestuursleden en vrijwilligers van het kernteam Award NL. Hierin staan een aantal documenten, onder andere ook persoonsgegevens van vrijwilligers en partners.   

Award.nl emailadressen zijn beschikbaar voor Award bestuursleden, landelijk vrijwilligers en de directeur.   

Voor onderzoeksdoeleinden en evaluatie van projecten en activiteiten kan Award Nederland gebruik maken van Survey Monkey. Ruwe onderzoeksdata worden daarin opgeslagen. Evaluatierapporten worden gearchiveerd in het virtuele kantoor. Deelnemers aan onderzoeken hebben de mogelijkheid dit geanonimiseerd te doen.     

Bij landelijke activiteiten als trainingen, studiedagen of uitreikingen hebben de teams die hiervoor aan het werk zijn, de mogelijkheid data te raadplegen.   

We verwerken persoonsgegevens in de debiteuren- en crediteurenadministratie van de stichting; dit betreft: deelnemers, deelnemende scholen en organisaties en individuele vrijwilligers.     

1.3 Privacy beleid    

Award Nederland verwerkt persoonsgegevens en wil daarover duidelijk en transparant communiceren. In het privacy beleid wordt antwoord gegeven op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Award Nederland. Het privacy beleid is te vinden op de website.  

Wij houden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid. Het verdient aanbeveling om dit privacy beleid regelmatig te raadplegen, zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent en blijft.   

Registratie en zichtbaarheid persoonsgegevens   

2.1 Gegevens in het virtuele kantoor/Office365   

De volgende persoonsgegevens van vrijwilligers en andere partners worden door Award Nederland geregistreerd in ons virtuele kantoor.      

Basisgegevens: voornaam, achternaam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, mobiel nummer, e-mailadres, geslacht, geboortedatum, functies, beëindigen functie, VOG (alleen vrijwilligers van Award Nederland), Award.nl e-mail (alleen vrijwilligers kernteam Award Nederland).   

2.2 Gegevens in het Online Record Book    

Het ORB is een digitale tool waarin deelnemers hun activiteiten vastleggen, de voortgang kunnen melden en waarin begeleiders en Award begeleiders feedback en akkoord kunnen geven. Voor meer informatie verwijzen we naar de beschrijving van het ORB.    

Award begeleiders vullen in:   

Voornaam, achternaam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, mobiel nummer, e-mailadres, geslacht, geboortedatum, functie, school of organisatie waar ze werken.   

Deelnemers vullen in:   

Voornaam, achternaam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, mobiel nummer, e-mailadres, geslacht, geboortedatum, functie, school of organisatie waar ze deelnemen.   

Naam van ouder 1, telefoonnummer ouder 1, e-mailadres ouder 1.    

2.3 Gegevens voor inschrijving    

Deelnemers melden zich via ons aanmeldformulier aan, om deel te kunnen nemen aan het Award programma. Via een mollie betaling betalen ze de deelnemersbijdrage.   

De volgende informatie wordt gevraagd:  

Award niveau en Award unit  

Voor- en achternaam  

Adres  

Postcode en plaats  

Land  

Telefoonnummer  

E-mailadres  

Geboortedatum  

2.4 Gegevens op papier   

Hoewel we veel documenten op dit moment digitaliseren bestaat er ook nog een papieren archief van VOG’s, vrijwilligerscontracten en samenwerkingsovereenkomsten. In al deze documenten is sprake van informatie en persoonsgegevens. De documenten zijn opgeslagen in het kantoor.  

2.5 Bijzondere gegevens   

Bijzondere gegevens, o.a. medicijngebruik, mogen alleen geregistreerd worden als hiervoor een noodzaak bestaat. Alleen als het noodzakelijk is, bijvoorbeeld als een Award begeleider van Award Nederland met een groep op Expeditie gaat, verzamelt de Award begeleider die informatie. Deze medische gegevens mogen niet langer geregistreerd worden dan waarvoor de gegevens zijn verstrekt.    

Personen die permissie hebben persoonsgegevens (zowel algemeen als bijzondere gegevens) te registreren en raadplegen, zijn verplicht tot geheimhouding (Vrijwilligersovereenkomst, punt 8) tenzij er een wettelijke of redelijke noodzaak toe bestaat gegevens te verstrekken.    

Bijzondere gegevens mogen alleen voor een vooraf bepaalde en kenbaar gemaakte periode worden geregistreerd en moeten na deze periode worden verwijderd.   

2.6 Controle   

Systeem- en gegevensbeheer   

De gegevens en applicaties die gebruikt worden binnen Award Nederland zijn aan onderhoud onderhevig.   

De coördinator ICT beheert namens Award Nederland diverse systemen, zowel hardware- als softwarematig.  

Het ORB-team beheert het ORB in nauwe samenwerking met het IT-team van de Foundation.   

De website wordt door een werkgroep beheert, het virtueel kantoor/Office 365 door de ICT-coördinator.   

Doordat de vrijwilligers van het kernteam van Award Nederland toegang hebben tot het virtueel kantoor/Office365, hebben ze direct of indirect ook toegang tot de gegevens van deelnemers en andere vrijwilligers. Deze toegang wordt zoveel mogelijk beperkt en alleen aan die mensen verstrekt die daadwerkelijk toegang tot deze data nodig hebben. Zij zijn conform het huishoudelijk reglement verplicht tot het overleggen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) en het ondertekenen van een integriteits- en geheimhoudingsverklaring. Deze documenten worden beheerd door de HR medewerker. Deze overeenkomst waarborgt op juridische wijze de privacy van deelnemers en vrijwilligers.   

Het toekennen van permissies binnen de ontwikkelde applicaties is opgenomen in het permissiemodel. Veelal zijn de persmissies gekoppeld aan de functie die een persoon vervult binnen Award Nederland. Bij verandering van een functie, worden ook de permissies meegenomen. Binnen de applicaties is het gebruikelijk dat het toekennen van rechten gebeurt op het bovenliggende niveau en dus nooit door de gebruiker zelf kan gebeuren (toe-eigenen van rechten).     

Verstrekken, uitwisselen en gebruik van persoonsgegevens   

Naast strenge privacywetgeving gelden onderstaande afspraken rondom het verstrekken van gegevens.

3.1 Algemene afspraken  

Deelnemers   

Met een persoonlijk account in het ORB kan een deelnemer zelf zijn gegevens inzien, bewerken en aanvullen. Via het ORB kunnen zij met hun Award begeleider en andere begeleiders communiceren. Tot de webshop of virtueel kantoor hebben zij geen toegang.   

Award begeleiders    

Een Award begeleider kan gegevens van deelnemers en collega-Award begeleiders van de eigen Award unit inzien. Een coördinator kan een nieuwe deelnemer of Award begeleider toelaten in het ORB en via het ORB-contact hebben (bv feedback of opmerkingen). Award begeleiders van Award Nederland hebben toegang tot specifieke mappen van het virtueel kantoor. Overige Award begeleiders niet.   

Vrijwilligers en directeur van Award Nederland  

De penningmeester beheert de contributie- en debiteurenadministraties van alle deelnemers en vrijwilligers. Hierin is samenwerking (administratie) met de secretaris van het bestuur en met directeur.   

De secretaris van Award Nederland, de directeur van Award Nederland en de ICT-coördinator van Award Nederland mogen mutaties in het ORB  uitvoeren voor alle deelnemers en vrijwilligers voor zover deze vrijwilligers toegang tot het ORB hebben (zowel Award begeleiders als vrijwilligers van Award Nederland).    

De ICT-coördinator van Award Nederland kan in overleg met secretaris en directeur en passend bij het permissiemodel, rechten voor het virtueel kantoor aanpassen.   

3.2 Voorwaarden gebruik van persoonsgegevens   

Het gebruik van gegevens dient aan de volgende voorwaarden te voldoen:   

Er moet een duidelijk doel worden gesteld waartoe de gegevens gebruikt gaan worden, waarbij duidelijk wordt wie voor welke periode toegang heeft tot welke gegevens;   

Er mogen enkel relevante gegevens gebruikt worden. Met andere woorden, er mogen geen onnodige of bovenmatige gegevens verzameld of gebruikt worden;   

Er is een permissiemodel opgesteld waarin wordt vastgelegd welke personen toegang krijgen tot welke gegevens. Tevens is er een gedegen beveiliging aangebracht op het gebruik van de gegevens;  

De gegevens mogen niet aan derden worden verstrekt tenzij daar expliciet toestemming voor gegeven is door het lid of daartoe een wettelijke verplichting bestaat;   

De gegevens mogen alleen voor een vastgestelde periode worden gebruikt en dienen daarna verwijderd te worden. Tussentijds moeten gegevens op het verzoek van het lid verwijderd kunnen worden. Langer gebruik dan de vooraf vastgestelde periode (bijvoorbeeld voor de duur van een evenement) kan alleen met expliciete toestemming van het lid;   

Bijzondere gegevens, waaronder godsdienst, gezondheid of strafrechtelijke gegevens, mogen alleen verzameld worden indien daartoe een strikte noodzaak bestaat en met expliciete consensus van het lid. Deze gegevens dienen volledig te worden verwijderd na afloop van de gestelde periode;   

Het gebruik van de gegevens gebeurt conform het privacy beleid en de Wet bescherming persoonsgegevens.   

3.3 Informatie delen met teams voor specifieke activiteiten   

Verstrekken van persoonsgegevens, adresgegevens en e-mailadressen van deelnemers en vrijwilligers aan een specifiek team van Award Nederland is toegestaan mits er relevantie is voor de ontvangers/ potentiële deelnemers van de activiteit.  

Het versturen van een mailing per post is mogelijk naar geselecteerde doelgroepen in overleg met de directeur of bestuurslid Communicatie van Award Nederland. .   

Het versturen van een mailing per e-mail is toegestaan, in afstemming met de directeur of bestuurslid Communicatie van Award Nederland. Bij voorkeur wordt de informatie gebundeld en digitaal aangeboden via de directeur of bestuurslid Communicatie van Award Nederland. Zo mogelijk wordt dit gekoppeld aan nieuwsbericht op de website www.award.nl, opname in de evenementenagenda van Award Nederland en via de social mediakanalen van Award Nederland.  

De landelijke organisatie kan en mag gegevens van deelnemers en vrijwilligers gebruiken, mits:   

In de deelnemers- en medewerkersvoorwaarden staat beschreven dat de gegevens uitsluitend gebruikt worden voor Award-gerelateerde evenementen en activiteiten.  

Er een optie is om uit te schrijven voor de mailing via een telefoonnummer en/of e-mailadres.    

De gegevens die deelnemers of vrijwilligers aanleveren voor aanmelding van het evenement of de activiteit, mogen alleen gebruikt worden voor het evenement waarvoor is aangemeld.   

3.4 Informatie delen met externe partijen  

Verstrekken van persoonsgegevens, adresgegevens en e-mailadressen van deelnemers en vrijwilligers van Award Nederland aan een niet bij Award Nederland aangesloten of door Award Nederland gecontracteerde organisatie cq. Externe organisatie (zowel commercieel als non-profit) is in geen enkel geval toegestaan.   

Award Nederland biedt externe organisaties de mogelijkheid te adverteren in diverse communicatie-uitingen. Verwijs hiervoor door naar: communicatie@award.nl. Voor non-profitorganisaties wordt door team communicatie Award Nederland per geval bekeken of er een podium geboden kan worden in een van de bestaande communicatie-uitingen.   

Indien bij een regio of steunpunt het verzoek binnenkomt voor het verspreiden van informatie van een externe organisatie, via de regio of steunpunt, kan dit binnen de bestaande communicatiemiddelen van het steunpunt of de regio tot uitvoer worden gebracht. Per geval ter beoordeling van de regio of het steunpunt. Het verstrekken van gegevens is daarbij nooit toegestaan en verder gelden de afspraken genoemd onder de ad. die betrekking heeft op het organisatieonderdeel hieronder. Bij twijfel neem contact op met team communicatie Award Nederland.     

Muteren van persoonsgegevens   

De basis persoonsgegevens in ORB van een deelnemer alleen door een jongere zelf, de ICT-coördinator of secretaris (op elk niveau) gewijzigd kunnen worden.   

Naast de gegevens die in het ORB opgeslagen staan, worden er ook gegevens tijdelijk opgeslagen in de backend van de website van Award Nederland. Deze gegevens kunnen aangepast worden door de coördinator ICT en door de Secretaris van het bestuur.   

De secretaris, ICT-coördinator en de directeur kunnen alle persoonsgegevens van alle deelnemers en vrijwilligers aanpassen in zowel het ORB als website backend als in het virtueel kantoor/Office 365. Ze zullen dit alleen doen na toestemming van de deelnemer of vrijwilliger zelf.   

Berichten met minder dan 20 unieke ontvangers zijn géén doelgroepmail. Daarnaast zijn systeemberichten en functionele e-mails (berichtgeving die essentieel is voor deelname of activiteiten voor Award Nederland) uitgesloten van het groepsmailprotocol.    

Online media Award Nederland   

Onlinecommunicatie kan ook binnen Award Nederland niet meer ontbreken. Naast de vele voordelen van online media, zijn er ook aandachtspunten, waaronder wetgeving op het gebied van cookies. Daarnaast is er een disclaimer van toepassing op de onlinekanalen van Award Nederland. De statements en de disclaimer zijn hieronder opgenomen.    

8.1 Cookiestatement   

De website van Award Nederland gebruikt cookies om ervoor te zorgen dat de websites naar behoren werken, ook wel functionele cookies. Zo gebruiken wij cookies voor:    

Het onthouden van informatie die je invult op de verschillende pagina’s, zodat je niet steeds al je gegevens opnieuw hoeft in te vullen   

Het doorgeven van informatie van de ene pagina aan de volgende pagina, bijvoorbeeld als er een vragenlijst of online bestelling wordt ingevuld   

Het opslaan van voorkeuren, zoals de taal, locatie, het gewenste aantal te tonen zoekresultaten, etc.  

Het uitlezen van je browserinstellingen om onze website optimaal op je beeldscherm te kunnen weergeven   

Het opsporen van misbruik van onze website en diensten, door bijvoorbeeld een aantal opeenvolgende mislukte inlogpogingen te registreren   

Het gelijkmatig belasten van de website, waardoor de site bereikbaar blijft  

Het mogelijk maken om te reageren op onze websites  

Cookies voor statistiek    

8.2 Analytics Award Nederland gebruikt daarnaast cookies voor statistiek, op basis van Google Analytics (_umtz, _utma, _utmb, _utmc):    

Het bijhouden van het aantal bezoekers op onze webpagina’s   

Het bijhouden van de tijdsduur die elke bezoeker doorbrengt op onze webpagina’s   

Het bepalen van de volgorde waarin een bezoeker de verschillende pagina’s van onze website bezoekt   

Het beoordelen welke delen van onze site aanpassing behoeven   

Het optimaliseren van de website    

Voor de cookies die de social media partijen plaatsen en de mogelijke data die zij hiermee verzamelen, verwijzen wij naar de verklaringen die deze partijen op hun eigen websites daarover geven. Let op dat deze verklaringen regelmatig kunnen wijzigen. Award Nederland heeft daar geen invloed op.    

8.3 Overige cookies   

Door de manier waarop internet en websites werken, kan het zijn dat wij niet altijd inzicht hebben in de cookies die via onze website door derde partijen worden geplaatst. Dit is met name het geval als onze webpagina’s zogenaamde embedded elementen bevatten; dit zijn teksten, documenten, plaatjes of filmpjes die bij een andere partij opgeslagen zijn, maar die op, in of via onze website getoond worden.    

Mocht je op deze website cookies tegenkomen die in deze categorie vallen en die we hierboven dus niet genoemd hebben, laat het ons dan weten. Of neem rechtstreeks contact op met de derde partij en vraag welke cookies ze plaatsten, wat de reden daarvoor is, wat de levensduur van de cookie is en op welke manier ze je privacy gewaarborgd hebben.    

Wij zullen dit statement af en toe aan moeten passen, omdat bijvoorbeeld onze website of de regels rondom cookies wijzigen. We mogen de inhoud van de verklaring en de cookies die opgenomen staan in de lijsten altijd en zonder waarschuwing vooraf wijzigen. We raden je aan deze informatie regelmatig te raadplegen voor de laatste versie, om te beoordelen of je de toestemming wilt herzien.    

8.4 Disclaimer Award.nl website en het ORB   

De inhoud van www.award.nl is met de grootste zorg samengesteld. Hoewel Award Nederland tracht juiste, volledige en actuele informatie uit betrouwbaar geachte bronnen aan te bieden, verstrekt Award Nederland expliciet noch impliciet enige garantie dat de op of via deze internetsite aangeboden informatie juist, volledig of actueel is. Beslissingen op basis van deze informatie zijn voor jouw eigen rekening en risico.  Award Nederland garandeert niet dat deze internetsite en het ORB foutloos of ononderbroken zal functioneren.    

8.5 Informatie van derden, producten en diensten   

Wanneer Award Nederland hyperlinks naar andere internetsites van derden aanbiedt, waaronder bijvoorbeeld Scouting of Outward Bound Nederland, sites van Award organisaties in andere landen of eventuele links naar individuele Award Nederlandgroepen, stichtingen en steunpunten, betekent dit niet dat Award Nederland de, op of, via deze internetsites aangeboden producten of diensten aanbeveelt of in staat voor de informatie. Het gebruik van dergelijke hyperlinks is volledig voor eigen risico. Award Nederland aanvaardt geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid met betrekking tot de inhoud, het gebruik of de beschikbaarheid van dergelijke internetsites. De waarheidsgetrouwheid, juistheid, redelijkheid, betrouwbaarheid en volledigheid van informatie op dergelijke internetsites, is door Award Nederland niet geverifieerd.    

Gegevensbeheerders zijn zelf verantwoordelijk voor het registreren van juiste en actuele informatie. De waarheidsgetrouwheid, juistheid, redelijkheid, betrouwbaarheid en volledigheid van informatie is door Award Nederland niet geverifieerd. Award Nederland verstrekt deze gegevens in geen geval aan derden.   

8.6 Links plaatsen  

Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Award Nederland is het niet toegestaan links naar de site van Award Nederland aan te bieden.     

Vragen en klachten   

Vragen over privacy en data-protectie bij Award Nederland kun per e-mail richten aan privacy@award.nl   

Ook voor een klacht of melding kun je hier terecht.  Van elke melding zullen we de nodige gegevens registreren. Daardoor kunnen we tijdens behandeling het nodige contact onderhouden met degene die contact met ons heeft opgenomen. Bij elke melding zullen we proberen te achterhalen:   

Waar de gebruikte gegevens vandaan komen   

Wat er met de gegevens is gebeurd   

Wie er betrokken is   

Of er schade is ontstaan en hoe die zoveel mogelijk te herstellen is  

Of er stappen nodig zijn om herhaling te voorkomen.   

Mocht het een klacht of vraag betreffen die je liever niet met de directeur communiceert dan zijn de contactgegevens van alle bestuursleden van Award Nederland op de website te vinden: https://www.award.nl